JagMail (Google/G Suite)安全消息功能
General Guidance
- 大学HIPAA办公室和计算机服务中心已经确定
大学签约的G Suite for Education的以下组成部分(以前为
标题为“谷歌教育应用程序”),如果使用得当,可以提供基本的技术
以及HIPAA保护数据通信的合同要求:
- JagMail邮件(@southalabama).edu)
- Google Drive/Google Shared Drives
- 谷歌文档和表格
- 本文件不涉及贵公司业务实践的适用性
也不知道你是否符合HIPAA法规. It is assumed
你已向有关大学检讨你的做法和程序
决定是否可以共享有关数据以及可以与谁共享
be shared.
- 这些G Suite服务可以在校园网络USANAS之外使用
storage system. 对于大多数主要在大学地点交换信息的办公室来说,
USANAS将是首选的共享/存储系统. 所有教职员工办公室
可以要求访问USANAS吗. Please contact helpdesk@littletree-usa.com for assistance.
- 尽管商业Gmail系统与Gmail有许多共同的技术特点
大学G套件(JagMail),它不包括在大学的合同中
符合大学对机密资料的所有技术和行政要求.
不允许使用PHI或其他大学机密数据. Using it for such
目的除了违反大学规定外,还可能使您承担个人责任
policies.
- 虽然JagMail电子邮件系统满足合同和技术要求
包括PHI、电子邮件在内的敏感数据的传输受到以下关注:
- 电子邮件很容易发送到错误的收件人(或错误地转发由有效 收件人到不合适的收件人)
- 消息一旦发送就不可能收回.
- 具有自动转发功能的收件人可能会传播超出您意图的邮件.
- 电子邮件信息保存在已发送邮件文件夹中,并可能驻留在多个设备上,包括
smart phones. 很难(如果不是不可能的话)满足文件保留和
电子邮件处理要求.
- 计算机服务中心建议尽可能使用电子邮件 alert or notify 但不能传输或传递敏感信息. (例如,您可以放置 并使用电子邮件提供访问链接.)
Security Features
以下安全特性适用于JagMail的所有用户(@southalabama).edu/@jagmail.littletree-usa.com G Suite system.)
双因素认证
所有用户都可以激活2因素认证,推荐给所有人,但必不可少 任何传输或存储敏感信息的人. Please see JagMail双因素身份验证 for details. 这些信息也可以在大学的主web服务器上找到 通过在A-Z索引中找到“JagMail双因素身份验证”.
电子邮件传输安全特性
- 大学之间的所有电子邮件@health.littletree-usa.com和JagMail系统
通过加密通道. (也称为传输层安全性,或TLS)
JagMail用户之间的所有电子邮件.
-
#secure主题关键字
对于两个大学系统之外的通信,@southalabama的任何用户.edu or @jagmail.southalabama.Edu可能会要求电子邮件只能通过加密的方式发送 通过添加关键字“#secure的标题.
如果电子邮件系统不能通过TLS通道发送,您将收到一条错误消息 从系统,它将不会被交付. 然后你可以决定是否另一个 方法——比如Google Drive共享——是一个合适的选择.
Google Drive和Shared Drives(包括Google Docs和Sheets)
- 访问这些服务只能通过安全的加密通道.
- University G Suite的Google Drive空间是“无限的”.
- Sharing options:
- Google Drive允许灵活的共享控制,包括限制对特定文件的访问 JagMail收件人或所有JagMail用户.
- 你可以设置股票的到期时间.
- 文件和文件夹可以“共享给任何有链接的人”,允许共享数据
给JagMail系统之外的个人. 当用于敏感数据时,这应该是有限的时间,并且不共享一次
transmitted.
- 一般使用建议:
- 谷歌驱动器绑定到个人用户帐户,最适合个人 用户工作文件和AD hoc共享.
- 共享驱动器独立于个人用户帐户而存在,最适合共享 项目和长期储存.
- 卫生系统用户可以根据要求获得访问Google Drive资源的帐户.
- 更多信息请访问 开始使用Google Drive and 开始使用共享驱动器 和计算机服务中心/学术计算帮助台 helpdesk@littletree-usa.com